Privacy

Privacy

IBP-beleid

SWVAM voldoet in hoge mate aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan samenwerkingsverbanden stelt voor de bescherming van persoonsgegevens. Het is onze verantwoordelijkheid om de bepalingen van de AVG na te leven, ons handelen regelmatig tegen het licht te houden en aanspreekbaar te zijn op dingen die niet helemaal goed gaan. Onze uitgangspunten rond Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) en het geheel aan genomen maatregelen staan in ons IBP-
beleidsplan.

verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens van leerlingen die op onze scholen voor voortgezet onderwijs extra ondersteuning krijgen. Dit gebeurt alleen als scholen en/of ouders voor deze leerlingen onze hulp inroepen en alleen in het kader van onze hoofdtaken:
  • als leerlingen overstappen naar een andere passende onderwijsplek of voorziening, bemiddelen en adviseren wij daarbij;
  • wij zijn speciaal bevoegd om leerlingen toelaatbaar te verklaren voor praktijkonderwijs en voortgezet speciaal onderwijs;
  • wij hebben de opdracht om zicht te houden op leerlingen die langere tijd niet of nauwelijks naar school gaan, hetgeen soms leidt tot een sturende rol in het doorbreken van stagnaties.

Voor een uitgebreide beschrijving van de grondslag van onze gegevensverwerking en -opslag verwijzen we naar ons privacyreglement.

vastleggen

Wat wij vastleggen heeft alleen betrekking op de onderwijsvoortgang van leerlingen en de factoren die daarbij bevorderend en belemmerend zijn. Wij moeten kunnen inschatten wat een leerling op school en ondersteunend aan school nodig heeft, om de middelbare schoolperiode op het haalbare niveau af te ronden.

toestemming

Wij ontvangen de gegevens van school, ouders en eventuele andere betrokkenen. Voor een deel mag dat alleen met toestemming van de ouders en/of de leerlingen zelf. Voor leerlingen tot 12 jaar geven de ouders toestemming. Van 12 tot 16 jaar geven leerlingen en ouders beide toestemming. Vanaf 16 jaar vragen wij alleen toestemming van de leerlingen.
Er is toestemming nodig voor informatie over lichamelijke en de psychische gezondheid en de gezinsomstandigheden. Voor de onderwijskundige gegevens die met ons gedeeld worden, hoeft geen toestemming gegeven te worden.

dossier

Zodra een leerling door een school, een instantie of door de ouders bij ons is aangemeld en er gegevens worden gedeeld, maken wij op de naam van de leerling een dossier aan. De ouders en/of de leerling worden hiervan op de hoogte gesteld door ons of door de aanmelder.
Het dossier is digitaal en bevindt zich op het netwerk van SWVAM, dat voldoet aan de gangbare beveiligingsnormen. Na 1 augustus 2019 zullen leerlingdossiers alleen nog in TOP-dossier worden opgeslagen en beheerd.

bewaartermijnen

Wij bewaren leerlingdossiers niet langer dan strikt genomen noodzakelijk is. Daarbij houden we ons aan de wettelijke bewaartermijnen. Het bijhouden van bewaartermijnen en het verwijderen van de dossiers wordt vanaf augustus 2019 automatisch geregeld via TOP-dossier. Voor meer informatie verwijzen we naar de tijdelijke handreiking bewaartermijnen van de PO/VO-Raad.

rechten

Ouders en/of leerlingen hebben zeggenschap over de persoonsgegevens die wij vastleggen. Op grond van de rechten die in de AVG zijn vastgelegd, kunnen ouders en/of leerlingen met ons contact opnemen als zij inzage willen. Ook is het mogelijk om bij ons een verzoek in te dienen voor rectificatie, aanvulling of verwijdering van bepaalde gegevens. Zo’n verzoek nemen wij altijd in behandeling, waarna wij de aanvrager laten weten of het verzoek wordt opgevolgd. Wanneer u van één van deze rechten gebruikt wilt maken, neemt u dan contact op met de coördinator van het Regioloket.

uitwisselen

Volgens de AVG behoren wij persoonsgegevens veilig uit te wisselen. Daarom maken wij gebruik van verschillende beveiligde systemen. Voor communicatie over leerlingen is dat de beveiligde mailapplicatie van Zivver. Voor het delen en vervolgens opslaan van documenten met persoonsgegevens is dat TOP-dossier. Beide beveiligde omgevingen zijn toegankelijk via de homepage van onze website.
Met TOP-dossier bevinden wij ons nog in een overgangsfase. De volledige implementatie van dit systeem zal aan het einde van het schooljaar 2018-2019 voltooid zijn. Vanaf 1 augustus 2019 accepteren wij aanmeldingen van leerlingen door scholen alleen nog maar via TOP-dossier. Wanneer ouders en andere betrokkenen vragen hebben of informatie met ons willen delen, doen zij dit via Zivver. Wanneer zij toegang hebben tot een vergelijkbaar beveiligd mailprogramma, kan dat ook gebruikt worden.

contact

We doen er veel aan om zorgvuldig en betrouwbaar om te gaan met persoonsgegevens. Mocht dit toch vragen of verbetersuggesties oproepen, dan kunt u binnen SWVAM contact opnemen met de coördinator van het Regioloket, bij wie de taak van privacy officer is belegd.

Het is ook mogelijk om voor advies en meedenken contact op te nemen met onze functionaris gegevensbescherming: Hans Nusselder jc.nusselder@planet.nl, aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens onder FG-nummer FG008553. De functionaris gegevensbescherming houdt als onafhankelijke toezicht op de wijze waarop wij met de bescherming van persoonsgegevens omgaan.

incidentmelding

Wanneer u een beveiligingsincident signaleert, dient u dat kenbaar te maken bij onze privacy officer, de coördinator van het Regioloket. Deze onderzoekt het incident, zet maatregelen in gang en maakt er eventueel melding van bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor meer informatie over de wijze waarop wij met incidenten omgaan, verwijzen we naar het protocol datalekken.

Wanneer u de afhandeling van een incident niet afdoende vindt, kunt u zich ook richten tot de functionaris gegevensbescherming. Deze bekijkt met u en met ons wat er verder nog gedaan kan worden.

meer lezen

IBP-beleidsplan
privacyregelement
tijdelijke handreiking bewaartermijnen
protocol datalekken